Fritstilling af medarbejder: regler og rettigheder

Fritstilling er en af de mest misforståede situationer i dansk ansættelsesret. Når en medarbejder fritstilles, er vedkommende fortsat ansat og modtager fortsat løn, men behøver ikke møde på arbejde. For arbejdsgivere og medarbejdere giver det anledning til mange spørgsmål: hvad må medarbejderen foretage sig? Hvad sker der med konkurrenceklausulen? Kan medarbejderen begynde i nyt arbejde?

Denne guide besvarer de vigtigste spørgsmål om fritstilling og forklarer, hvad en fritstillingsaftale bør indeholde.

Hvad er fritstilling?

Fritstilling (på engelsk garden leave) er en situation, hvor en arbejdsgiver fritager en medarbejder fra pligten til at møde på arbejde, mens medarbejderen stadig er ansat og modtager løn i opsigelsesperioden.

Fritstilling kan ske i forbindelse med:

• Opsigelse fra arbejdsgivers side: arbejdsgiveren ønsker ikke, at medarbejderen møder op i opsigelsesperioden
• Opsigelse fra medarbejderens side: medarbejderen har selv sagt op, men arbejdsgiveren ønsker ikke, at vedkommende er til stede
• Som alternativ til bortvisning: fx ved samarbejdsproblemer, hvor grundlaget for en bortvisning er for usikkert

Fritstilling er ikke bortvisning. Bortvisning er en øjeblikkelig ophævelse af ansættelsesforholdet på grund af medarbejderens grove misligholdelse. Fritstilling betyder derimod, at medarbejderen ikke behøver møde op, men stadig er ansat i opsigelsesperioden.

Hvornår fritstiller man en medarbejder?

Arbejdsgivere vælger fritstilling af flere årsager:

1. Beskyttelse af forretningshemmeligheder. Medarbejdere i salg, teknologi eller ledelse har adgang til følsomme oplysninger. En fritstilling begrænser adgangen i den resterende ansættelsesperiode.

2. Forebyggelse af negativ påvirkning af kollegaer. En opsagt og utilfreds medarbejder kan påvirke teamets moral. Fritstilling minimerer denne effekt.

3. Beskyttelse af kunderelationer. En sælger på vej til en konkurrent kan forsøge at tage kundekontakter med sig. Fritstilling begrænser den mulighed.

4. Gensidig aftale. I mange tilfælde aftaler parterne i en fratrædelsesaftale, at medarbejderen fritstilles for at gøre det lettere at søge nyt job.

Medarbejderens rettigheder under fritstilling

Fritstillingens mest grundlæggende regel er: medarbejderen bevarer sine rettigheder som ansat i opsigelsesperioden.

Løn og goder

Under fritstillingen bevarer medarbejderen som udgangspunkt:

• Løn, herunder fast løn, faste tillæg og pensionsbidrag
• Firmabil, hvis bilen er en del af ansættelsesvilkårene, medmindre andet aftales
• Personalegoder, fx sundhedsforsikring

Arbejdsudstyr som mobil, laptop og adgangskort er arbejdsgiverens ejendom og afleveres typisk ved fritstillingens begyndelse. Fritstilling afbryder ikke lønnen automatisk. Medarbejderen har krav på løn til opsigelsesvarslets udløb, med forbehold for reglerne om modregning nedenfor.

Ferie

Ferie kan afvikles i fritstillingsperioden, men kun hvis den varsles korrekt efter ferieloven, og hvis fritstillingsperioden er lang nok til, at ferien plus varslet kan være der. Kan ferien ikke anses for afholdt, skal feriepengene udbetales ved fratræden.

Praktisk tip: aftal ferieafviklingen udtrykkeligt i fritstillingsaftalen for at undgå tvister om feriegodtgørelse.

Sygdom og barsel

Sygdom under fritstillingsperioden afbryder ikke fritstillingen. Medarbejderen har ret til løn eller dagpenge under sygdom på normale vilkår. Det samme gælder barsel.

Må den fritstillede medarbejder begynde i nyt arbejde?

Dette er et af de mest praktisk vigtige spørgsmål, og svaret afhænger af, om medarbejderen er funktionær.

Udgangspunktet og tabsbegrænsningspligten

Fritstillingen fjerner pligten til at møde, men afskærer ikke i sig selv medarbejderen fra at tage nyt arbejde. Der er ikke et generelt lovforbud mod at tage nyt arbejde i fritstillingsperioden.

Tværtimod har den fritstillede medarbejder en tabsbegrænsningspligt: en pligt til at søge nyt, passende arbejde for at begrænse den tidligere arbejdsgivers lønudgift. Arbejdsgiveren kan kræve dokumentation for, at medarbejderen søger.

Modregning af ny løn, og den vigtige 3-måneders-regel for funktionærer

Får medarbejderen indtægt fra nyt arbejde i fritstillingsperioden, kan den tidligere arbejdsgiver som udgangspunkt modregne denne indtægt i fritstillingslønnen. Men her er der en afgørende forskel:

• For funktionærer gælder en minimalerstatning efter funktionærlovens § 3: arbejdsgiveren kan ikke modregne ny indtægt i de første 3 måneder af fritstillingsperioden. Funktionæren har krav på fuld løn i de tre måneder, uanset om vedkommende får nyt job, og kan i den periode altså reelt oppebære "dobbelt løn". De 3 måneder regnes fra fritstillingstidspunktet, ikke fra opsigelsestidspunktet. Først efter de 3 måneder kan der modregnes.
• For medarbejdere uden funktionærstatus (fx visse overenskomstansatte) er der som udgangspunkt fuld modregningsadgang, uden en minimalerstatningsperiode.

Retten til modregning følger for funktionærer af loven, ikke af en klausul. En arbejdsgiver kan derfor ikke aftale sig ud af 3-måneders-beskyttelsen til ugunst for funktionæren. Den vigtige undtagelse er, at hvis medarbejderen selv har bedt om at blive fritstillet, kan det gyldigt aftales, at der modregnes fra første dag. Det er derfor klogt at få dokumenteret, hvem der har ønsket fritstillingen.

Konkurrence- og kundeklausuler

Er medarbejderen underlagt en gyldig konkurrenceklausul eller kundeklausul, gælder den fortsat under fritstillingen. En konkurrenceklausul forbyder medarbejderen at tage ansættelse hos en konkurrent eller starte konkurrerende virksomhed.

En konkurrenceklausul efter ansættelsesklausulloven:

• Skal være aftalt skriftligt
• Kan højst binde medarbejderen i 12 måneder fra fratrædelsen
• Udløser krav på kompensation til medarbejderen

Medarbejderen skal altså fortsat være loyal og overholde sine klausuler, også når vedkommende er fritstillet.

Regneeksempel: fritstilling af en funktionær med nyt job

Antag følgende:

• Funktionær med løn 60.000 kr. om måneden
• 6 måneders opsigelsesvarsel, fritstillet fra dag 1
• Nyt job til 50.000 kr. om måneden, som starter tidligt i fritstillingsperioden

Så gælder:

• Måned 1 til 3 (minimalerstatningen): arbejdsgiveren betaler fuld løn på 60.000 kr. om måneden og kan ikke modregne den nye indtægt. Funktionæren beholder i denne periode både sin gamle og sin nye løn.
• Måned 4 til 6: arbejdsgiveren kan nu modregne den nye indtægt. Betaler det nye job 50.000 kr., skal den gamle arbejdsgiver dække forskellen op til den hidtidige løn, altså cirka 10.000 kr. om måneden.

Bemærk, at det efter minimalerstatningsperioden er det samlede tab over hele fritstillingsperioden, der er afgørende, og at bonus og tillæg kan indgå i beregningen. Fastlæg derfor modregningsproceduren klart i aftalen.

Hvad skal fritstillingsaftalen indeholde?

En skriftlig fritstillingsaftale, typisk en del af fratrædelsesaftalen, bør indeholde:

1. Fritstillingens ikrafttrædelsesdato: hvornår behøver medarbejderen ikke længere møde?
2. Ansættelsesforholdets ophørsdato: fritstillingsperioden slutter ved opsigelsesvarslets udløb.
3. Løn og goder i perioden: specificér løn, pension, firmabil, telefonabonnement med videre.
4. Aflevering af arbejdsudstyr: hvornår og hvordan afleveres mobil, laptop og adgangskort?
5. Ferie: feriesaldo, om ferie afvikles i perioden, og hvad der udbetales ved ophør.
6. Adgang til systemer: hvornår fjernes adgang til e-mail og interne systemer?
7. Tavshedspligt: gælder fortsat under og efter fritstillingsperioden.
8. Modregning af ny løn: beskriv proceduren, og hvad medarbejderen skal oplyse. Husk 3-måneders-reglen for funktionærer, og dokumentér, hvis fritstillingen sker på medarbejderens ønske.
9. Klausuler: bekræft, om eksisterende konkurrence- eller kundeklausul er gældende, ændret eller frafaldet.
10. Reference: mange aftaler regulerer, hvilken reference eller anbefaling arbejdsgiveren giver.

Grænser for, hvad arbejdsgiveren kan kræve

Selv under fritstillingen er der grænser for, hvad arbejdsgiveren kan kræve:

• Arbejdsgiveren kan ikke kræve, at medarbejderen udfører arbejde
• Arbejdsgiveren kan ikke ensidigt reducere den aftalte løn (ud over lovlig modregning af ny indtægt)
• Arbejdsgiveren kan ikke kræve, at medarbejderen holder sig til rådighed for "akutte opgaver"

Fritstillingen er som udgangspunkt total: enten er medarbejderen fritstillet og altså ikke i arbejde, eller også er vedkommende i arbejde. En delvis fritstilling, der stadig forpligter medarbejderen, bør formuleres meget præcist for at undgå tvivl.

Fritstilling og skattemæssige forhold

Firmabilens beskatning under fritstilling

Beholder medarbejderen firmabilen under fritstillingen, fortsætter den løbende beskatning af fri bil, fordi bilen stadig er stillet til rådighed. Afleveres bilen, ophører beskatningsgrundlaget fra det tidspunkt, rådigheden ophører. Aftal derfor tydeligt, hvad der sker med bilen.

Fritstilling i offentligt ansættelsesforhold

Fritstilling kan forekomme i det offentlige, men der er særlige forhold:

• Offentligt ansatte kan være omfattet af tjenestemands- eller overenskomstvilkår, der fraviger den private ansættelsesrets regler
• Der gælder forvaltningsretlige krav til sagsbehandling og begrundelse

For offentligt ansatte er det klogt at inddrage den relevante faglige organisation.

Bonus i fritstillingsperioden

Et hyppigt stridspunkt er, om medarbejderen er berettiget til bonus, der ville være optjent i fritstillingsperioden.

Udgangspunktet: medarbejderen har krav på bonus, der er optjent, men endnu ikke udbetalt, ved fratrædelsen. For bonus, der optjenes løbende, afhænger resultatet af de konkrete betingelser. En bonus, der forudsætter opnåelse af bestemte mål, som medarbejderen ikke kan nå under fritstillingen, vil ofte bortfalde, mens en bonus, der reelt er en fast andel af årsindkomsten, ofte skal medregnes forholdsmæssigt.

Fastlæg derfor en klar bonusbestemmelse i fritstillingsaftalen.

Undgå tvister: dokumentation

Fritstillingssituationer fører let til tvister, hvis aftalerne ikke er klare og skriftlige. De mest almindelige fejl er:

1. Ingen skriftlig aftale: en mundtlig fritstilling er svær at dokumentere
2. Uklare ferievilkår: fører til krav om feriegodtgørelse ved fratræden
3. Firmabil ikke nævnt: uenighed om, hvem der beholder bilen
4. Glemt klausul: medarbejderen begynder hos en konkurrent i strid med en klausul
5. Manglende reference: medarbejderen føler sig hæmmet i jobsøgningen

En velforberedt fritstillingsaftale, gerne som del af en samlet fratrædelsesaftale, forebygger tvister og sikrer en ryddelig afslutning for begge parter.