Revisor-guide: hjælp dine klienter med juridiske dokumenter

Revisoren som helhedsrådgiver

Dine klienter stoler på dig, ikke bare til årsregnskab og skat, men til at holde hele virksomheden i orden. Alligevel er der et område, mange revisorer overlader til tilfældighederne: de juridiske dokumenter.

Konsekvensen ser du i regnskaberne: uafklarede ejerforhold, fejlbehæftede ansættelseskontrakter og manglende databehandleraftaler. Det er problemer, der kunne have været forebygget med enkle dokumenter, og som nu kan koste klienten dyrt.

Denne guide er til dig som revisor: hvad du skal være opmærksom på, og hvordan du kan hjælpe dine klienter effektivt.

De 5 juridiske dokumenter revisorer bør tjekke

1. Ejeraftale

Har klienten et selskab med to eller flere ejere? Så spørg: findes der en ejeraftale?

Uden en ejeraftale er der intet reguleret om:

• Hvad der sker, hvis en ejer vil sælge
• Hvem der har forkøbsret til anparterne
• Hvordan der træffes beslutninger ved uenighed
• Hvad der sker ved dødsfald eller skilsmisse

En ejeraftale kan spare parterne for en langvarig og dyr tvist og er billig at få på plads i forhold til, hvad en konflikt kan koste.

2. Ansættelseskontrakter

Reglerne om ansættelsesbeviser blev skærpet i 2023. Tjek, om dine klienters ansættelseskontrakter er opdaterede. De hyppige fejl:

• Manglende oplysning om uddannelsesrettigheder og fleksible ordninger
• For lang frist for udlevering (loven kræver de væsentligste vilkår senest 7 kalenderdage efter start og de øvrige senest 1 måned efter)
• Gammel skabelon uden de nye lovpligtige elementer

En mangelfuld ansættelseskontrakt kan udløse en godtgørelse til medarbejderen, typisk op til 13 ugers løn og i grovere tilfælde mere.

3. Databehandleraftaler (GDPR)

Bruger klienten et regnskabsprogram, et lønsystem, et CRM eller cloudlager? Så behandler en leverandør sandsynligvis persondata på klientens vegne. Det kræver en databehandleraftale (GDPR artikel 28).

Datatilsynet fører kontrol og kan indstille til bøder. Databehandleraftalen er lovpligtig, og mange virksomheder mangler den.

4. Samarbejdsaftaler

Mange af dine klienter arbejder med freelancere, underleverandører eller forretningspartnere. Tjek, om der er en skriftlig aftale. Typisk mangler:

• Klare betalingsbetingelser
• Opsigelsesvilkår
• Regulering af immaterielle rettigheder

5. Vedtægter og generalforsamlingsdokumentation

Vedtægterne for et ApS skal afspejle den faktiske ejer- og ledelsesstruktur. Tjek, om vedtægterne er opdaterede, særligt hvis der er sket et ejerskifte eller en kapitalændring.

Hvad du kan gøre som revisor

Du behøver ikke selv at udarbejde dokumenterne. Det er ikke din kernekompetence, og det kan skabe ansvarsspørgsmål. Men du kan:

1. Tjekke, om de nødvendige dokumenter eksisterer, som en del af din onboarding eller din årsafslutningstjekliste
2. Anbefale klienten at få de manglende dokumenter på plads, enten via en advokat eller via en pålidelig dokumentplatform
3. Positionere dig som helhedsrådgiver, der hjælper klienten med mere end tallene

Det styrker din relation til klienten og reducerer risikoen for, at juridiske problemer vælter et ellers sundt regnskab.

Sådan kan en dokumentplatform hjælpe

Digitale dokumentplatforme som LegalDock tilbyder juridisk gennemarbejdede skabeloner, der er tilpasset dansk lovgivning. Klienten kan typisk oprette og tilpasse et dokument på kort tid og downloade det som PDF. Det gør det nemt at få styr på standarddokumenterne, mens de mere komplekse aftaler stadig bør gennemgås af en advokat.

Som revisor kan du gøre opmærksom på muligheden som en del af din rådgivning. Det hjælper klienten og styrker dit ry som den rådgiver, der tænker helhedsorienteret.

Praktisk tjekliste til revisorer

Brug denne tjekliste i din næste klientgennemgang:

• Selskab med 2 eller flere ejere: er der en ejeraftale på plads?
• Medarbejdere ansat: er ansættelseskontrakterne opdateret til 2023-reglerne?
• Brug af tredjepartssystemer med persondata: er databehandleraftaler underskrevet?
• Samarbejde med freelancere eller underleverandører: er der skriftlige aftaler?
• Vedtægter: stemmer de overens med den aktuelle ejer- og ledelsesstruktur?

Konklusion

De juridiske dokumenter er en naturlig forlængelse af det arbejde, du allerede laver med klientens tal. Ved at bygge et par enkle tjek ind i din årsafslutning kan du fange manglende ejeraftaler, forældede ansættelseskontrakter og manglende databehandleraftaler, før de bliver til dyre problemer. Det koster dig lidt og giver klienten meget.

---

Indholdet i denne artikel er vejledende og udgør ikke juridisk rådgivning. Konsulter en advokat for rådgivning om en konkret situation.