Hvordan revisorer kan automatisere juridiske dokumenter

Hvis du arbejder som revisor eller i et revisionsfirma, kender du situationen: en klient ringer og har brug for en ansættelseskontrakt, en lejekontrakt eller en fortrolighedsaftale, helst i dag. Du er ikke advokat, men du er alligevel den, klienten stoler på.

Det er en tidskrævende opgave at finde det rigtige dokument, tilpasse det, sende det frem og tilbage og sikre, at det er juridisk korrekt. Og i praksis er det sjældent din kerneopgave.

I denne artikel ser vi på, hvordan revisorer kan automatisere standarddokumenter og dermed spare tid, reducere fejl og forbedre servicen over for klienter.

Hvorfor revisorer i stigende grad håndterer juridiske dokumenter

Revisorer og bogholdere står midt i klientens virksomhed. I takt med at klienterne forventer bredere rådgivning end årsregnskab og skat, rammer de juridiske dokumenter i stigende grad revisorens bord.

Kontrakter til nye medarbejdere, samarbejdsaftaler med underleverandører og selskabsdokumenter ved ejerskifte er alle opgaver, som mange revisionsfirmaer i dag hjælper klienter med, selv om de formelt hører under juridisk rådgivning.

Problemet er, at de fleste revisionsfirmaer ikke har de rette systemer til at håndtere det effektivt. Kontrakterne gemmes i en mappe på serveren, er måske forældede, og tilpasningen sker manuelt, med risiko for fejl og juridisk usikkerhed.

Den traditionelle metode og dens svagheder

Den typiske proces for juridiske dokumenter i et revisionsfirma ser sådan ud:

1. Find en gammel skabelon fra en tidligere sag
2. Kopiér og redigér manuelt i tekstbehandling
3. Send til klienten via e-mail
4. Vent på svar og eventuelle rettelser
5. Print, underskriv fysisk, scan og arkivér

Denne metode er ikke bare langsom, den er også risikabel. Forældede skabeloner, manglende opdateringer ved lovændringer og fejl i kontraktteksten kan give juridiske problemer for klienten. Og i et revisionsfirma er ansvar og dokumentation afgørende.

Hvad betyder automatisering af juridiske dokumenter?

At automatisere juridiske dokumenter betyder ikke, at du erstatter en advokat. Det betyder, at standarddokumenter, altså dem der typisk ikke kræver skræddersyede advokatvurderinger, kan genereres hurtigt, korrekt og digitalt fra ét sted.

Med en digital dokumentplatform kan revisorer typisk:

• Generere et dokument på få minutter ved at udfylde en formular med klientoplysninger
• Sende til digital underskrift, for eksempel med MitID, hvilket er juridisk bindende efter eIDAS-forordningen og sparer print og scanning
• Arkivere dokumentet digitalt med et revisionsspor over, hvem der har underskrevet hvornår
• Arbejde ud fra skabeloner, der holdes opdateret, når lovgivningen ændrer sig

Praktisk eksempel: ansættelseskontrakt for en SMV-klient

Lad os sige, at en af dine klienter, en webbutik med fire medarbejdere, skal ansætte to nye folk næste måned.

Uden automatisering finder du typisk en gammel ansættelseskontrakt i klientmappen, tjekker manuelt, om reglerne er ændret siden, retter navn, løn, startdato og arbejdssted i tekstbehandlingen, sender frem og tilbage med klienten og printer, underskriver, scanner og arkiverer til sidst. Det kan nemt tage en times tid pr. kontrakt, med fortsat risiko for forældet indhold.

Med en dokumentplatform vælger du skabelonen, udfylder felterne, sender til digital underskrift, og begge parter underskriver med MitID. Dokumentet arkiveres automatisk. Det tager typisk få minutter, og skabelonen er opdateret.

De mest efterspurgte dokumenter hos revisorklienter

Dokument	Typisk situation
Ansættelseskontrakt	Ny medarbejder, deltidsansættelse
Konsulentaftale	Freelancer eller ekstern specialist
Fortrolighedsaftale (NDA)	Forhandlinger, samarbejde, leverandører
Erhvervslejekontrakt	Nyt kontor, lager eller klinik
Ejeraftale (aktionær- eller anpartshaveroverenskomst)	Ny medejer eller kapitalændring
Selskabsvedtægter	Stiftelse eller vedtægtsændring

Hvad kræver det at komme i gang?

At bruge en dokumentplatform som revisor kræver ikke teknisk baggrund. En webbaseret portal er det enkleste udgangspunkt: du vælger skabelon, udfylder felterne og genererer dokumentet uden installation eller kodning.

For revisionsfirmaer med egne systemer kan en integration være næste skridt, så dokumenter kan oprettes direkte fra bogførings- eller sagsbehandlingssystemet. Om det er relevant, afhænger af firmaets størrelse og systemer.

Juridisk ansvar

En dokumentplatform leverer skabeloner som et digitalt værktøj, ikke juridisk rådgivning. Gode platforme, som for eksempel LegalDock, udformer deres skabeloner i samarbejde med jurister og opdaterer dem ved relevante lovændringer. For komplekse eller atypiske aftaler bør du altid henvise klienten til en advokat, og du bør være opmærksom på grænsen mellem at stille et værktøj til rådighed og at yde egentlig juridisk rådgivning, som ligger uden for revisorens kompetence.

Opsummering

Revisorer kan spare tid og hjælpe klienterne bedre ved at automatisere de tilbagevendende standarddokumenter frem for at genbruge gamle Word-filer. Fordelene er hurtigere oprettelse, digital underskrift med MitID, sikker arkivering og skabeloner, der holdes opdateret. De komplekse aftaler hører fortsat hjemme hos en advokat.

---

Denne artikel er informativ og udgør ikke juridisk rådgivning. Kontakt en advokat ved komplekse eller atypiske aftaler.