Tjekliste: dokumenter til en ny virksomhed

Hvad har din nye virksomhed brug for?

Når du starter virksomhed i Danmark, er der meget at tænke på: produkt, kunder, økonomi, markedsføring. Juridiske dokumenter havner ofte sidst på listen, og det er en fejl, der kan koste dyrt.

Manglende dokumenter skaber usikkerhed, tvister og juridisk sårbarhed. Denne tjekliste giver dig et komplet overblik over, hvad du har brug for, og i hvilken rækkefølge.

Fase 1: Stiftelse (dag 1)

Vedtægter (ApS/A/S)

Vedtægterne er selskabets grundlov. De regulerer selskabets navn, formål, kapital og ledelse. Når du stifter et ApS via Virk.dk, genereres standardvedtægter automatisk, men standardvedtægter er minimale og passer ikke altid til din situation.

Hvad bør dine vedtægter indeholde:

• Selskabets formål (beskriv det bredt, så du ikke begrænser dig)
• Kapitalstruktur (nominel værdi på anparter)
• Ledelsesstruktur (bestyrelse ja/nej, direktørens kompetencer)
• Beslutningskvorum på generalforsamlingen

Ejeraftale (hvis I er flere ejere)

Vedtægterne regulerer forholdet til omverdenen. Ejeraftalen regulerer ejernes indbyrdes forhold. Den er ikke lovpligtig, men den er uundværlig, hvis du har en medstifter.

En ejeraftale bør regulere:

• Forkøbsret ved salg af anparter
• Drag-along og tag-along rettigheder
• Beslutningsprocesser ved uenighed (deadlock)
• Hvad sker der ved udtræden, dødsfald eller skilsmisse
• Konkurrenceklausuler for ejerne

Tidspunkt: Opret den inden I starter. Når det er gået godt i to år, er det meget sværere at forhandle.

Fase 2: Første medarbejder

Ansættelseskontrakt

Ansættelsesbevisloven kræver, at du udleverer skriftlig information om de væsentligste ansættelsesvilkår senest 7 kalenderdage efter ansættelsesstart, og de øvrige oplysninger senest 1 måned efter. En ufuldstændig kontrakt kan udløse en godtgørelse på op til 13 ugers løn (mere ved skærpende omstændigheder).

En opdateret ansættelseskontrakt skal blandt andet indeholde:

• Stillingsbetegnelse og beskrivelse
• Løn, tillæg og udbetalingstidspunkt
• Arbejdstid (ugentlig og daglig)
• Prøvetid og opsigelsesvarsel
• Ferieret og pensionsordning
• Ret til uddannelse betalt af arbejdsgiver, hvis en sådan findes (nyt oplysningskrav fra 2023)

Tavshedspligtklausul / NDA

Når medarbejdere får adgang til fortrolige forretningsoplysninger, kundelister eller forretningshemmeligheder, bør dette reguleres eksplicit, enten i ansættelseskontrakten eller i en separat NDA.

Fase 3: Første kundekontrakt

Handelsbetingelser (B2C)

Sælger du produkter eller ydelser til forbrugere online, skal du have klare handelsbetingelser. Forbrugeraftaleloven og e-handelsloven stiller krav om:

• 14 dages fortrydelsesret ved fjernsalg
• Klager og reklamation
• Prisoplysninger inkl. moms og forsendelse

Læs vores guide til handelsbetingelser for webshops.

Samarbejdsaftale (B2B)

Sælger du ydelser til andre virksomheder, skal du have en klar samarbejdsaftale for hvert projekt eller samarbejde. Undgå at stole på e-mailkorrespondance alene.

En god samarbejdsaftale dækker:

• Ydelsens omfang og leveringstid
• Pris og betalingsbetingelser
• Ansvarsbegrænsning
• Fortrolighed og immaterielle rettigheder
• Opsigelsesvilkår

Fase 4: Databeskyttelse (GDPR)

Privatlivspolitik

Indsamler din hjemmeside persondata (via kontaktformular, nyhedsbrev, Google Analytics)? Så er du dataansvarlig og skal have en privatlivspolitik.

Databehandleraftale

Bruger du:

• Regnskabsprogram (Billy, e-conomic, Dinero)?
• Lønsystem?
• CRM eller e-mail marketing?
• Cloudlager (Google Drive, Dropbox)?

Så behandler en tredjepart persondata på dine vegne. Det kræver en skriftlig databehandleraftale med hvert system. Mange systemer tilbyder standardaftaler, men tjek, at de faktisk er accepteret.

Cookiepolitik

Din hjemmeside bruger sandsynligvis cookies. Du skal have et cookiebanner med informeret samtykke og en tilhørende cookiepolitik.

Fase 5: Vækst og samarbejde

Konsulentaftale / Freelancekontrakt

Hyrer du freelancere eller konsulenter? Opret altid en konsulentaftale, der regulerer:

• Leverancens omfang
• Vederlag og faktureringsvilkår
• Immaterielle rettigheder (hvem ejer det, der skabes?)
• Konkurrenceklausul og kundeklausul

Fortrolighedsaftale (NDA)

Når du deler forretningshemmeligheder med potentielle partnere, investorer eller leverandører, inden en aftale er indgået, er en NDA dit første forsvar.

Interessentskabskontrakt / Partneraftale

Samarbejder du med andre virksomheder i et fælles projekt? En interessentskabskontrakt regulerer ansvarsfordeling, overskudsdeling og udtræden.

Komplet tjekliste

Stiftelse:

• Vedtægter (opdaterede, ikke blot standard)
• Ejeraftale (hvis 2 eller flere ejere)

Medarbejdere:

• Ansættelseskontrakt (opdateret version)
• NDA/tavshedspligtklausul

Kunder:

• Handelsbetingelser (B2C) eller samarbejdsaftale (B2B)
• Tilbuds- og fakturaskabeloner

GDPR:

• Privatlivspolitik
• Databehandleraftaler (alle relevante leverandører)
• Cookiepolitik og samtykkeløsning

Vækst:

• Konsulentaftale/freelancekontrakt
• NDA for partnerskabsforhandlinger

Kom i gang nu

Du behøver ikke en juridisk konsulent for at komme i gang. LegalDocks skabeloner er udformet af juridiske eksperter og dækker alle ovenstående dokumenter til en fast, lav pris.

Se vores guide til, hvad du sparer ved at bruge LegalDock frem for advokat. For en ny virksomhed kan det dreje sig om et betydeligt beløb.

---

Hent alle dokumenter ét sted. Opret din konto på LegalDock og få adgang til hele dokumentbiblioteket, eller se vores prisside for at finde den rette pakke til din virksomhed.